Styrdokument
Ordförande i FörNEM
Ordföranden ska ha varit medlem i FörNEM i minst ett år, och vara väl insatt i och stötta föreningens syfte och ändamål.
Ordföranden bör ha förmåga att leda andra, god samarbetsförmåga, vara strukturerad, ha god kommunikationsförmåga, kunna delegera, ha vision och drivkraft.
Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Traditionellt sett är ordförande den som är ledare för styrelsen och styrelsens arbete. Det är viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsens arbete.
I FörNEM är ordförande och kassör firmatecknare. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva under avtal och andra kontrakt i föreningens namn.
Representera
En vanlig uppgift som ordförande har, är att vara ansvarig för är att representera föreningen. Det kan vara i olika sammanhang, t.ex. i media, i samband med ett arrangemang eller i ett samarbete med andra organisationer. Ordförande blir ofta föreningens ansikte utåt till allmänheten och samarbetspartners. Därför bör ordförande vara väl bevandrad med föreningens ändamål, arbetssätt och verksamhet.
Sammankalla och leda
Ordförande har rollen att sammankalla och leda styrelsens möten. Att sammankalla till ett möte innebär att man har ansvar för att alla deltagare får ta del av en kallelse, dagordning och de handlingar som berör de frågor som ska diskuteras. Alla ledamöter ska känna till när styrelsen ska träffas och var någonstans mötet äger rum. Det är viktigt att ordförande informerar samtliga om det blir några förändringar. Om det händer någonting oväntat som berör föreningen eller dess verksamhet bör ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte.
Ordförande brukar även leda styrelsens möten. Ordförande ska se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals i olika frågor. Det är ordförande som fördelar ordet mellan de olika ledamöterna. Detta är en central uppgift och kan ibland vara svår, eftersom en grupp ofta består av både personer som har lätt att hävda sig och personer som kanske behöver ökat stöd för att ta plats. Tänk på att alla i styrelsen har blivit valda av årsmötet för att medlemmarna upplever att de har någonting att tillföra. Det är därför viktigt att ordförande ger alla ledamöter möjlighet att ta plats och tillföra mötet med sina synpunkter. Ordförande ska också tydliggöra diskussioner och de beslut som fattas på mötet. Om det finns frågor kring ärenden som ska diskuteras är det oftast ordförandens roll att tydliggöra och informera om detta.
Förvalta och förbereda
Att de beslut som årsmötet och styrelsen fattar blir genomförda, är ett ansvar som oftast vilar på ordföranden. Självklart är det inte ordföranden ensam som ska genomföra besluten, men han eller hon ska se till att någon inom styrelsen, en ideell ledare eller anställd verkställer besluten. Att delegera uppgifter innebär att styrelsen väljer att ge en eller några ledamöter ansvar för en viss uppgift och ta löpande beslut i frågor som berör den aktuella frågan. Tänk på att styrelsen har ett kollektivt ansvar för föreningens arbete. När styrelsen delegerar ansvar till en person innebär det att den ledamoten tar beslut för styrelsens räkning. Dessa beslut får sedan hela styrelsen stå till svars för.
Verksamhetsplan
En verksamhetsplan är en nedskriven plan för det kommande verksamhetsåret. Den bör ha med information om alla delar av föreningens verksamhet. Det kan vara aktiviteter för medlemmar och allmänhet, planerade samarbeten, kommande arrangemang osv. Verksamhetsplanen kan liknas vid en kalender eller en tidsplan där man skriver in vad man ska göra det kommande året. Ordföranden kan skriva ett förslag till verksamhetsplan efter de diskussioner och beslut som har tagits av styrelsen. Årsmötet ska godkänna verksamhetsplanen innan styrelsen och andra aktörer i föreningen kan börja arbeta efter den.
En verksamhetsplan som är antagen av årsmötet fungerar sedan som ett värdefullt verktyg för styrelsen, anställda och ledare. Den klargör vad medlemmarna har beslutat att föreningen ska syssla med under året och blir därmed ett ledande material för personer som styr och leder föreningens verksamhet.
Verksamhetsberättelse
En verksamhetsberättelse ska skildra den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för antal medlemsmöten och styrelsemöten. Vidare ska det i verksamhetsberättelsen framgå vilka aktiviteter som föreningen har genomfört, för medlemmar och allmänheten. Kanske har föreningen under året samarbetat med andra organisationer eller startat projekt.
Ett års verksamhet ska sammanfattas i ett dokument där det också kan beskrivas hur lyckat de olika verksamheterna har fortskridit. Det är praktiskt att kontinuerligt under året dokumentera vad som händer i föreningen. Det underlättar för den sammanfattning som görs i verksamhetsberättelsen genom att arbetsbördan fördelas under året samtidigt som det förhindrar att man glömmer bort väsentliga saker. Verksamhetsberättelsen bör också jämföras med verksamhetsplanen, blev det som planerat? Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelsen bör därmed skickas ut till alla medlemmar innan årsmötet, eller på annat sätt vara tillgänglig för medlemmarna.
Sociala medier
I FörNEM ansvar ordföranden över att viktig information sprids på Instagram, Facebooks Info-sida och Facebook-grupp.
För närvarande även att "Färg-trådar" och "Kalenderkatter" läggs ut på Facebook.
Ordförande är Webmaster på hemsidan och ansvarar för att den är aktuell, med annonser, uppfödare, titelkatter, kullannonser, texter, enkäter mm. Även att notiser om nyheter läggs ut på Facebook.
Kommunikation
Mailutskick till medlemmarna görs vid behov, ca 4 ggr/år.
Ordföranden håller sig informerad genom styrelsemöten, gruppchatt och på föreningens mail: nevamasqueradesverige@gmail.com
event@fornem.se
Vice Ordförande i FörNEM
Vice ordförande ska ha varit medlem i FörNEM i minst ett år, och vara väl insatt i och stötta föreningens syfte och ändamål.
Vice ordförande bör liksom ordförande ha god kunskap om föreningen, vara kommunikativ, ha god samarbetsförmåga, vara driftig, ansvarstagande och kreativ.
FörNEMs vice ordförande
Vara ordföranden behjälplig när så behövs
Sköter kontakter med olika samarbetspartners och sponsorer, förhandlingar, såväl nya avtal som förlängningar.
Ansvarar för FörNEMs marknadsföring
Ansvarar för FörNEMs profilartiklar och framtagning av dessa, ex produkter i Webshopen, logo-kuvert och välkomstbrev.
Planera och samordna event för föreningens medlemmar
Tillsätta och följa upp projektgrupper
Kommunikation
Vice ordförande håller sig informerad genom styrelsemöten, gruppchatt och föreningens mail:
nevamasqueradesverige@gmail.com
event@fornem.se
Kassör i FörNEM
Kassören ska ha varit medlem i FörNEM i minst ett år, och vara väl insatt i och stötta föreningens syfte och ändamål.
Kassören bör ha någon form av ekonomisk utbildning och erfarenhet om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningsliv eller arbetsliv.
Kassören bör vara strukturerad, noggrann och flexibel. Kassören har hand om övergripande ekonomiska uppgifter. Kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen på styrelsemöten. Kassören sköter det löpande ekonomiska arbetet som bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor, lämpligen månadsvis. Kassören ansvar för att skriva förslag till budget, bokföra och göra bokslut.
Kassören är tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen.
Kassören är ansvarig för att deklarera.
Föreningskonto
De som är firmatecknare i FörNEM ska se till att det tecknas ett föreningskonto. Föreningskontot används för att göra ekonomiska transaktioner till och från föreningen. För att teckna ett konto krävs ett protokollsutdrag från ett styrelsemöte alt konstituerande möte som verifierar detta beslut.
FörNEM har två firmatecknare som ska göra transaktioner tillsammans enligt FörNEMs stadgar.
Bokföring
Bokföring kan förklaras som systematisk dokumentering av ekonomiska händelser. Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i styrelsen ska dokumenteras. De uppgifter som visar dessa ekonomiska händelser/affärshändelser: kvitton, utbetalningsbesked, inbetalningsavier osv., kallas verifikationer. Alla verifikationer ska sparas. De ligger till grund för bokföringen då de tydliggör och styrker de siffror som finns i bokföringen. Det är viktigt att kassören har ett system för att spara verifikationerna. De bör vara numrerade och sparas i kronologisk ordning så det är lätt för den som önskar att ta del av dessa att göra det.
En verifikation ska innehålla:
Datum när den sammanställdes
Datum som avser den ekonomiska händelsen (t.ex. datum för köpet)
Kort beskrivning av köpet eller den ekonomiska händelsen
Beloppet med en specificering av momsen
Motparten, affären eller företaget som har sålt eller köpt varan/tjänsten
Ibland får man inte alla dessa uppgifter vid ett köp. Då kan man skriva en egen verifikation och ta med uppgifterna ovan.
Medlemmarna ska kunna ha insyn i hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och ska kunna utkräva ansvar, måste kassören sköta ekonomin på ett organiserat och riktigt sätt, förslagsvis i Excel el motsvarande.
Budget
Det är kassörens ansvar att ge ett förslag till budget. Denna budget ska sedan medlemmarna besluta om på årsmötet. En budget är en prognos över planerade ekonomiska händelser. Det innebär hur kassören föreslår att föreningen ska använda sina pengar och hur man planerar att få pengar till föreningen. Budgeten är en central handling eftersom den talar om för styrelsen hur medlemmarna vill använda föreningens pengar. Detta blir ett ledande verktyg för styrelsen under verksamhetsåret. Styrelsen får också en större kontroll över hur man ska fördela de ekonomiska resurserna med mera.
Resultat-, balansräkningar och bokslut
En resultaträkning är en sammanställning av föreningens intäkter och kostnader. En resultaträkning ger en bild över ekonomiska händelser i föreningen över en tid. För varje räkenskapsår sammanställs en resultaträkning som kan jämföras med budgeten för samma år eller resultaträkningar från föregående år. En balansräkning är en förteckning av de tillgångar och skulder som föreningen har vid en bestämd tidpunkt. Kassören informerar med jämna mellanrum om föreningens ekonomiska händelser, på t.ex. styrelsemöten.
Ett bokslut innebär att man avslutar den ekonomiska boken för ett räkenskapsår. FörNEMs räkenskapsår följer kalenderåret (dvs.1 jan - 31 dec.) och verksamhetsåret för föreningen. I ett bokslut sammanfattas den ekonomiska delen av föreningens arbete. Att göra ett bokslut innebär att man sammanställer alla ekonomiska händelser och transaktioner i en resultat- och balansräkning.
Handlingarna ska vara revisorn tillhanda minst en månad innan årsmötet, enligt stadgar.
Medlemsregister
Kassören ansvarar för att uppdatera medlemsregistret utifrån vilka medlemmar som har betalt sin medlemsavgift till föreningen. Det är viktigt att medlemsregistret kontinuerligt uppdateras, förslagsvis månadsvis. Medlemsregistret är en central värdehandling i föreningen och det är därför viktigt att kassören inte glömmer att lämna den vidare om hon eller han avslutar sitt uppdrag. Medlemsregistret ska ligga på FörNEMs Google Drive. I samband med medlemsregistreringen uppdaterar kassören maillistan över alla medlemmar.
Arkivering
Kassören måste spara de ekonomiska handlingarna på ett organiserat sätt, så medlemmar och andra har möjlighet att ta del av det. All räkenskapsinformation ska bevaras under minst sju år efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringen. Exempel på detta är:
verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
kontoplaner
instruktioner om redovisningsprinciper
bokföring (grundbok, huvudbok)
inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken
Kommunikation
Kassören håller sig informerad genom styrelsemöten, gruppchatt och på mail: kassor@fornem.se
Sekreterare i FörNEM
Sekreteraren ska ha varit medlem i FörNEM i minst ett år, och vara väl insatt i och stötta föreningens syfte och ändamål.
Sekreteraren behöver vara välorganiserad och ha god samarbetsförmåga, ha bra struktur och sinne för detaljer.
Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten och vidarebefordra protokollen till justerare och ordförande för påskrift.
Protokoll
Traditionellt är det sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att han eller hon är uppmärksam på det som diskuteras och de beslut som fattas på styrelsemöten. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till styrelsen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs. Ett tips är att ha dagordningen för mötet som underlag när man ska anteckna och sedermera skriva protokollet.
Syftet med att skriva ett protokoll är underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har diskuterats och beslutats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.
Det finns två vanliga former av protokoll: diskussionsprotokoll och beslutsprotokoll. I det förstnämnda återges en kort sammanfattning av den diskussion som har förts. Detta görs inte i ett beslutsprotokoll. Det kan dock anses vara otillräckligt att endast skriva vilka beslut som fattades. De punkter som har varit avgörande för de beslut som har fattats bör vara nedtecknade i protokollet. Protokollen bör vara numrerade i kronologisk ordning och följa föreningens verksamhetsår. Här kan du se exempel på hur ett protokoll kan vara utformat ex. styrelseprotokoll.
Kommunikation
Sekreteraren håller sig informerad genom styrelsemöten, gruppchatt och på föreningens mail: nevamasqueradesverige@gmail.com
Ledamot i Hälso- och Avelsråd i FörNEM
Ledamot för rådet ska ha varit medlem i FörNEM i minst ett år, och vara väl insatt i och stötta föreningens syfte och ändamål.
Ledamot ska vara invald i rådet enligt uppdragsbeskrivning "Hälso- och Avelsråd i FörNEM".
Ledamoten bör vara kommunikativ, ha god samarbetsförmåga, vara driftig, ansvarstagande och kreativ.
Ledamot representerar Hälso- och Avelsrådet i styrelsen för att rapportera rådets arbete samt
för att delta i diskussionerna om rådets fortsatta utveckling.
Vara styrelsen behjälplig med punktinsatser.
Kommunikation
Ledamoten håller sig informerad genom styrelsemöten, gruppchatt och föreningens mail:
nevamasqueradesverige@gmail.com
avelsochhalsoråd@fornem.se
Hälso- och Avelsråd i FörNEM
För att bli invald i rådet ska man ha varit medlem i FörNEM i minst ett år, och vara väl insatt i och stötta föreningens syfte och ändamål.
För att bli invald i rådet bör vederbörande ha god samarbetsförmåga, vara driftig, ansvarstagande, utvecklingsorienterad och strukturerad.
Man ska antingen vara diplomerad uppfödare enlig SVERAKs tidigare modell eller certifierad enligt deras nya modell när man tillträder.
Andra kvaliteter som är meriterande är egna uppfödda kullar, fodervärdskap, lånat ut hane enl FörNEMs hälsorekommendationer, utställningsmeriter, dvs titlar,
kurser såsom Pawpeds, Campus Felinarum, högskolepoäng i genetik (djur) etc.
Rekommenderat antal i rådet är fyra stycken för att vara hanterbart.
Syfte
FörNEM vill verka för att rasen ska vara frisk och sund, för ett gott avelsarbete, samt för ett bra samarbets-klimat mellan uppfödare av Neva Masquerade och Sibirisk katt.
Mål
FörNEM:s mål är att informera och sprida kunskap om genetik, sund avel, inavels-faktorer, sjukdomar och hälsovård, främst via hemsidan.
Informera om och svara på medlemmarnas frågor gällande parning och avel.
Bistå vid frågor rörande linjer i stamtavlor.
Underhålla ett avelshane-register, dit medlemmarna kan anmäla sin hankatt, där honkatts-ägare i sin tur kan hitta en lämplig hane.
Om din katt eller avelsbesättning drabbas av sjukdom ska du kunna få råd och stöttning när du känner att du behöver.
Att alla Neva Masquerade i avel ska testas mot HCM, PKD, FIV, FelV, parasittestas och blodgrupperas. FörNEM önskar även att avelsdjuren DNA-testas.
Hälsorådet ska fortsätta arbeta med frågor gällande avelsbasen och hälsan i vår ras, för att underlätta att en sund avel bedrivs.
Kommunikation
Invalda i rådet håller sig informerad genom sin ledamot, gruppchatt och föreningens mail:
avelsochhalsorad@fornem.se
Styrelsen 2023-01-18